Comunidades de expertos y personas preocupadas y dedicadas a la mejora continua en la forma de trabajar de las organizaciones participó de la primera conferencia de Lean Kanban en Europa con oradores iberoamericanos. Fue una serie de sesiones que tuvieron como objetivo introducir Kanban a la comunidad, casos prácticos de aplicación, gestión de porfolio y proyectos tanto de desarrollo como de mantenimiento entre otros temas.

Jacarandá participó del evento como uno de los dos representantes argentinos que expusieron el 9 y 10 de Mayo en el hotel Novotel de Campos de las Naciones en Madrid. En mi charla, hablé de la importancia que tienen los líderes en la implementación de cualquier iniciativa de cambio en una organización o equipo de trabajo. También compartí mi experiencia de como Kanban puede ayudar a una organización a cambiar su forma de trabajar, del poder de la visualización del progreso del trabajo, su fluidez, coordinación y como logra fomentar el trabajo en equipo.

Agradecemos a nuestro cliente Brainsys por habernos enseñado y habernos facilitado información para producir el contenido de la charla.

Para los que les interese la charla, dejo aquí un link al video de la conferencia: Qué aprendió una organización de Kanban?

Algo que también nos ayuda a generar las mejoras soluciones es la de simplemente, tener paciencia. Darle tiempo al tiempo. Muchas veces el poder ver como la historia nos va dando información de lo que fue pasando es fundamental para entender el problema. Se van generando ciertos patrones, tendencias o ciclos que se repiten. Como en el ejemplo de las corbatas.

No es lo mismo ver a las corbatas por separado que juntas. No podríamos reconocer a una “Rosca de Corbatas” :

Entender como las organizaciones a través del tiempo van generando patrones y tendencias, es otra habilidad más que debemos desarrollar para poder identificar el problema. De esta forma lograr soluciones sustentables y que generen los cambios que nosotros deseamos.

“Un barco de pasajeros estaba cruzando un río. De repente el barco choca contra una roca, y el agua comienza a inundar la cabina. Los pasajeros estaban locos, corriendo por toda la cabina desesperados y asustados. Solo un hombre estaba sentado muy tranquilo como si nada hubiese pasado y hasta se reía de cómo los otros estaban tan alarmados. Hasta que en un momento este tranquilo pasajero les dice “No se preocupen!! No es nuestro problema! No importa que se esté hundiendo, porque no es nuestro barco”.

Si hay un hábito que debemos desarrollar que nos permita aprender y mejorar debe ser el de dejar de responsabilizar a los demás, de mirar para fuera, culpar. Porque enfocarse en culpar y decir que  los de afuera tiene la culpa nos va a llevar por caminos que no queremos, como el de nuestro señor que tan tranquilo el barco hundiéndose sin hacer nada, porque no era de el.

Uno de los hábitos que todos deberíamos buscar desarrollar, y tal vez de los más importantes, es la de ver el bosque y no el árbol. Ver el todo y no una parte. Generar un cambio que busque tratar de cambiar no solo un pedazo, una parte, un sector, una sección sino que busque cambiar el comportamiento de algo más grande.

El Jardinero Mágico como el personaje de este dibujo tiene este problema. Piensen en las consecuencias que tiene la forma de ver el bosque como nuestro personaje?

Esto no quiere decir que el hecho de mirar el detalle sea una pérdida de tiempo y que sea inútil. Hay veces en que puede ser de mucha utilidad especialmente si sabemos que estamos buscando resultados a corto plazo que afecten a algo en particular de todo nuestro problema. Pero definitivamente para generar cambios más profundos y duraderos tenemos que mirar más allá del detalle.

En el grupo de Linkedin se generó una muy buena discusión relacionada con los hábitos que tienen que tener las personas o las organizaciones para poder mejorar continuamente. De ahí que se me ocurrió que con la ayuda de unas ideas al respecto provenientes de un grupo de enseñanza en Pensamiento Sistémico de Water Foundation  podría escribir un poco sobre el tema.

Ver el bosque y no el árbol es nuestro primer hábito que proponemos poner en práctica, cada vez que analizan un problema desde el más complejo hasta el más simple.

De ahí que surge este nuevo blog, de la necesidad que vemos en las empresas, sin importar el tamaño, trabajen en mejorar continuamente.

¿Cuántas cosas hacemos que parecen que llevan tiempo? ¿Qué son difíciles de hacer? En sus trabajos o en sus casas seguramente haya mucho de esto (sin discriminar entre hombres y mujeres!). Y si hablamos de nuestras casas pensemos en la comida. No tenemos ganas de pensar que preparar o de ir a comprar y entonces nos compramos algo así para comer:

 mmm… tiene buen aspecto… o no?

El problema que tiene es que en exceso esto se vuelve contraproducente. Por más que parezca obvio, no lo es. El factor fundamental que hace que la cosa se complique es el tiempo. Los efectos que tiene no los vamos a ver a corto plazo (bueno… tal vez si, porque nos revienta el estómago por unos días). Los efectos de estas decisiones a corto plazo tal vez se vean no en meses, sino en años, y tal vez, en décadas.

Los efectos de las soluciones rápidas pueden llegar a ser tan dañinos que no sólo no resolvemos el problema en el corto plazo sino que hasta aparecen nuevos.

¿Cuántas veces han visto en sus empresas que se quieren aplicar este tipo de soluciones rápidas? ¿Y cuántas veces aquellas soluciones que son las que realmente deberíamos implementar, las dejamos en manos de otra persona porque creemos que tenemos cosas más urgentes que atender?

Es hora de cambiar nuestra forma de tomar las decisiones. Si logramos entender como empleados, gerentes o dueños que debemos modificar nuestro comportamiento seguramente podamos tener mejores organizaciones y personas más sanas.

Cito algunos ejemplos: subir a un cerro en una provincia argentina cuesta $50 por persona, sólo subir, sin nada incluido más que un sendero por donde dirigirse, es decir alguien vino, se situó en la base del cerro y decretó que nadie puede subir por ahí sin antes pagar 50 pesos.

Para cargar la tarjeta para acceder al transporte público algunos se aprovecharon y empezaron a cobrarle a la gente $2 o más.

Esta idea no es para debatir sobre la política actual, ni de gobiernos, menos que menos para concluir que “está todo mal” sino todo lo contrario, estoy convencida de que la política la construimos todos, día a día, en muchos ámbitos. Creo que todos tenemos ganas de que haya un cambio, pero ¿Cómo esperamos que se produzca? ¿Pensamos construirlo poco a poco y entre todos o pretendemos levantarnos a la mañana y que haya cambiado algo?

Esto mismo sucede muchas veces en ámbitos más pequeños, como las organizaciones. Cuando las personas compiten, “pisoteándose”, “serruchándose el piso”, ocultándose cosas en vez de unirse para progresar es muy difícil que una organización pueda crecer o generar alguna innovación. Pensar que vamos a progresar de esa manera me parece que se transforma en un obstáculo.

Considero que los cambios tendrían que llegar con una unión, un trabajo conjunto, donde nos complementemos, no desconfiemos del prójimo y pensemos en ir todos hacia delante, no en ver quién llega primero…

Una de mis actividades favoritas y más placenteras cuando  tengo tiempo disponible es cocinar. Por eso es que muchas veces me gusta ver este tipo de programas, que a propósito tiene el nombre de: Intervención. Es un tema del cual solemos escribir. Los que lo vieron alguna vez al programa entenderán una de las tantas maneras de generar un cambio. O como también lo muestra este video excelente (y cortito) de cómo generar un movimiento.

En ambos casos, hay una persona que hace algo que sobresale del resto. Que puede ser el mejor haciéndolo o, simplemente, por la forma en que esa persona lo hace llama de tal manera la atención que sin pedirlo tiene la ayuda o el apoyo de multitudes. Lo que considero relevante es la forma en que las personas reaccionan a estos estímulos.

Para el caso de la cocina, hay una persona que está realizando la actividad de cocinar en el medio de una plaza, de una calle, algo que sobre sale del resto de las cosas. La gente, al ver esto, de manera totalmente auto-organizada prueba la comida, hace preguntas o comentarios y hasta a veces recomienda alternativas de la receta. Toda esta participación hace que se genere un espacio de innovación y de aprendizaje, y no solo de la gente por ver como se cocina una nueva receta. Es el cocinero el que aprende de la sabiduría local  y  que a su vez ese conocimiento puede trasladarlo al resto de sus recetas. Una clara situación en donde todos ganan.

Ahora, imaginemos si cada uno de nosotros podría generar algún mecanismo similar en solo algunas de las cosas que hacemos.

¿Qué pasa cuando encontramos una receta para generar un movimiento?

Volver al Futuro (Back to the Future, la 1!  :)) es de mis películas preferidas, hasta en Video Juego está. Marty McFly (Michael Fox)  trata de volver al pasado y modificar ciertos acontecimientos que irían a determinar su vida. Lo mismo pero para el futuro en otra de las películas de la saga (la 2 no?).

Se puede aprender de la historia. Si queremos tomar alguna decisión, en cualquier aspecto de la vida. Si uno ingresa a una organización nueva, se podría preguntar a quienes ya han estado hace tiempo dando vueltas en ella y preguntarles que fue lo que pasó. Si hay una crisis podríamos mirar para atrás, ver qué fue lo que vino pasando.

Como herramienta para visualizar o comunicar con un simple gráfico en el tiempo tal vez alcanza. (ej: opinión de los clientes, cantidad de productos vendidos, cantidad de defectos en nuestros productos, cantidad de quejas…)

Algo así como:

Del pasado se puede ver que en algún momento crecieron mucho las ventas y por alguna razón se estancaron pero no disminuyeron. Luego imaginémonos que estamos por tomar una decisión y vemos nuestro Futuro Posible, unas ventas que se van para arriba (optimistas!).

Esto mismo se puede hacer con cualquier cosa. En vez de suponer o inventar historias visualmente vemos que es lo que pasó en la realidad. Síntomas de que un gráfico como estos vendría bien, cuando escuchamos a alguien decir: “El problema es: hay que encontrar más petróleo” “El problema es: nos faltan más vendedores (o desarroladores de software)”

No solo “¿qué es lo que está mal?” sino “¿cómo llegamos a esta situación?”  o “sino cambiamos de dirección ¿a dónde nos va a llevar esto?” “¿Qué está funcionando bien acá?”. Nos hace pensar de una manera de ver las cosas como un suceso de situaciones o momentos, relacionadas, en forma de película, y no de foto, no de instantáneas.

Hay que prestarle atención al ritmo del tiempo y vamos a descubrir nuevas oportunidades para revertir la historia.

“No soy más tu seguidor en Twitter. Y ahora como te mando mensajes directos??”

“No matarás”

“Todos son libres de decir lo que quieren”

“Los contratos están escritos y firmados para ser respetados”

“Los presidentes (por lo menos en Argentina, por ahora) sirven 4 años y no más de dos veces seguidas.”

“El que hace más goles gana”

“Si te ven robando, vas preso”.

Las leyes de la constitución, las leyes de la física… la ley de la gravedad. Leyes, incentivos, castigos son todas reglas que alguien define para regular nuestra sociedad, para regular un juego, el estudio, el colegio, la universidad, las empresas… Algunas degradan la calidad de vida, otras hacen que podamos subsistir en este mundo por lo menos por algunos años más.

Si dejamos volar nuestra imaginación o de otra manera, rompemos con las reglas, podemos pensar en algunas nuevas, por ejemplo:

¿Qué pasaría si en vez de los profesores evaluar a los alumnos, sean los alumnos que evalúen a los profesores y que esa evaluación sirva para decidir si se le mantiene el cargo al profesor?

¿Y si todos los que escriben publicaciones en las universidades más prestigiosas, el tiempo que usan para escribir esas publicaciones directamente aplican todos los conocimientos para resolver un problema real?

O… ¿Qué valor tendría el dinero más que un pedazo de papel si nadie podría producir alimentos? (por ejemplo por falta de combustible). En una de esas se inventa algo para comer el dinero que esté todavía dando vueltas .

Cambiar las reglas, cuando podemos, nos hace muy poderosos.

¿Qué reglas cambiarían?

 En este preciso momento, ¿Sabe usted que hace la empleada doméstica mientras sus hijos juegan? ¿Sabe de qué conversan sus empleados mientras usted se va de viaje? ¿Sabe quien está en la caja en su comercio?

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Y al final la lista de cámaras infrarrojas, cámaras ocultas, con zoom y movimiento, micrófonos ambientales, grabadores digitales telefónicos, inhibidores de celulares, micrófonos GSM espía, etc.

Ahora bien, lo primero que pensé cuando leía las preguntas “sabe usted…” es “NO, menos mal que no sé TODO, ni quiero saberlo, ¡sino me volvería loca!”

Por otro lado éste mail trajo a mi memoria que en una organización que conozco la gente de sistemas instaló secretamente un programa para que uno de los gerentes pueda observar desde su computadora en un tercer piso lo que están haciendo sus empleados en los pisos de abajo. Por ejemplo, una empleada nueva, en su segundo día de trabajo estaba mirando en su computadora hoteles por Internet y el gerente llamó por teléfono a la compañera de ésta mujer y le dijo que le diera trabajo porque estaba “paveando” por Internet, mirando hoteles.

(En ésta organización todos sospechan que son “espiados” por el gerente pero nunca nadie fue informado explícitamente de ello; sólo un integrante de sistemas advirtió informalmente a una de las empleadas que tenga cuidado porque el gerente espía desde su pc.)

Ante estas dos situaciones, el mail y el espionaje por parte de gerente de ésta empresa no puedo dejar de preguntarme muchas cosas:

¿Tener el control de nuestras vidas significa espiar a los demás?

¿Cómo puede ser que estemos usando la tecnología en pos de querer controlar TODO y a todos?

¿Por qué alguien querría saber todo lo que sucede cuando no está?

¿A dónde fue a parar la confianza? ¿Estamos en un estado de paranoia constante?

¿Qué efectos produce en quien es espiado sin saber que lo es?

¿No es acaso una forma de violencia /acoso la que ejercen estos sujetos?

Mucho menos pensaría un lugar así como generador de innovación.

Lo principal, ¿a dónde iría a parar de ésta manera esa sensación de ir conociendo de a poco a las personas, con lo bueno y lo malo, con las consecuencias que eso conlleva, permitiendo que el otro sólo nos muestre lo que quiera mostrarnos. Ir descubriendo cómo son los que nos rodean (hablo en todos los ámbitos, trabajo, familia, pareja, amigos, etc.) es una de las cosas más lindas de la vida a mi parecer. ¿De qué sirve espiar su intimidad? ¿Ya no estamos capacitados para soportar esa sensación de no saber o no entender mucho sobre el otro?

Hemos hablado en otros posts del abuso de las redes sociales, pero esto me parece que llega más lejos, porque al menos en las redes sociales uno decide exponer su privacidad, en éstas situaciones uno es violentado y expuesto en su intimidad. El gerente, o el dueño de la casa donde trabaja una empleada doméstica, o el dueño de un comercio, pueden enterarse de detalles sumamente privados de las personas que trabajan para ellos.

Como psicóloga, entiendo que lo que nos preserva como seres humanos de volvernos locos es justamente entender que NO TODO en la vida puede ser controlado, siempre algo se nos va a escapar, y es saludable que así sea, al igual que es saludable que quien que nos rodea pueda preservar su intimidad, su espacio singular, sus pensamientos, en algunos casos pueda mentirnos, ocultarnos, o lo que sea ¡es lo que nos hace seres humanos entre otras cosas!

De otro modo estamos del lado de una omnipotencia y un abuso de poder peligrosos, de parte de quienes tienen la necesidad de controlarlo TODO.

Me gustaría leer su opinión sobre éste tema que creo puede llegar a afectarnos a todos por igual…